國際貨運(yùn)代理常識(shí)：貨代的一般操作流程有哪些？

流程步驟：接單--->登記臺(tái)帳\建立流程表--->查詢到港信息--->進(jìn)口換單--->報(bào)關(guān)報(bào)檢--->結(jié)算--->放貨--->制定貨發(fā)POD--->歸檔

 操作方法和步驟
　　1. 接單
　　1.1 制定貨:每天注意查收國外代理發(fā)來的貨物預(yù)告后,了解代理名稱\提單號(hào)\名品\件數(shù)\重量\預(yù)到付\船名航次\預(yù)計(jì)到港日\收貨人資料等有關(guān)信息.對(duì)于內(nèi)容不清楚或有疑問的預(yù)告,應(yīng)當(dāng)天與國外代理聯(lián)系并確認(rèn).
　　1.2 自攬貨:接收銷售人員或客戶送(寄)來的進(jìn)口單據(jù),了解換單代理的名稱\提單號(hào)\名品\件數(shù)\重量\預(yù)到付港日等相關(guān)信息.對(duì)于內(nèi)容不清楚或有疑問的單據(jù),應(yīng)當(dāng)天與客戶聯(lián)系并確認(rèn).
　　2. 登記臺(tái)帳
　　2.1 <海運(yùn)進(jìn)口業(yè)務(wù)臺(tái)帳>(以下簡(jiǎn)稱<臺(tái)帳>)是海運(yùn)操作人員用于掌握午夜情況,便于與客戶聯(lián)系的自備用表,在接到單據(jù)或預(yù)報(bào)后應(yīng)立即進(jìn)行登記.
　　3. 編制<海運(yùn)進(jìn)口操作流程表>(以后簡(jiǎn)稱<流程表>)
　　3.1 <流程表>是海運(yùn)進(jìn)口最重要的操作文件,貫穿整個(gè)業(yè)務(wù)操作過程.
　　3.2 接單當(dāng)天必須完成<流程表>的建立
　　3.3 指令清楚,操作要求明確.
　　4. 查詢到港信息
　　4.1 向船公司或船(貨)代查詢貨物的到港日期.
　　4.2 將查詢結(jié)果登記在<臺(tái)帳>及<流程表>上.
　　5. 通知收貨人
　　5.1 對(duì)必要的制定貨,填寫并傳真<海運(yùn)進(jìn)口貨物催地通知單>給收貨人.
　　5.2 接到收貨人提供的進(jìn)口提單后,應(yīng)進(jìn)行審核:提單的倍數(shù)是否正確,完整,清晰.
　　6. 換單
　　6.1 船到前,背妥換單單據(jù),包括:背書的正本提單或電放通知和提單副本;
　　6.2 船到后,到船公司或代理處換單.
　　7. 報(bào)關(guān)報(bào)檢
　　7.1 若收貨人自報(bào)關(guān)\報(bào)檢,應(yīng)積極與收貨人聯(lián)系,了解通關(guān)狀況,必要時(shí)給予指導(dǎo).
　　7.2 若客戶要求我司代報(bào)關(guān)\報(bào)檢,需提供如下單證:
　　(1) 報(bào)關(guān)委托書
　　(2) 進(jìn)口報(bào)關(guān)單
　　(3) 發(fā)票
　　(4) 裝箱單
　　(5) 合同
　　(6) 海關(guān)減免稅證明
　　(7) 機(jī)電產(chǎn)品進(jìn)口登記表
　　(8) 登記手冊(cè)
　　(9) 報(bào)檢委托書和商檢注冊(cè)號(hào)
　　(10) 海關(guān)或商檢需要的其他監(jiān)管單證及信息.
　　A 接收客戶提供單據(jù)時(shí),操作員應(yīng)對(duì)所有單證進(jìn)行審核.審核內(nèi)容包括:
　　(1) 各進(jìn)口企業(yè)所提供的裝箱單和發(fā)票雖然在格式上不一樣,但內(nèi)容大體一致,所顯示的起運(yùn)港\目的港\品名\重量\體積\件數(shù)\單價(jià)\金額\成交方式等內(nèi)容必須完整,且各種單據(jù)必須一致.
　　(2) <減免稅證明>上所顯示的申請(qǐng)單位\到貨口岸\品名必須與提單\發(fā)票\裝箱單上的有關(guān)內(nèi)容一致,<減免稅證明>上所顯示的貨物數(shù)量及金額必須"大于"或"等于"提單\發(fā)票\裝箱單上的有關(guān)數(shù)據(jù).
　　(3) <機(jī)電產(chǎn)品進(jìn)口登記表>上所顯示的申請(qǐng)單位\到貨口岸\品名必須與提單\發(fā)票\裝箱單上的有關(guān)內(nèi)容一致.<機(jī)電產(chǎn)品進(jìn)口登記表>上所顯示的貨物數(shù)量及金額必須"大于"或"等于"提單\發(fā)票\裝箱單上的有關(guān)數(shù)據(jù).
　　(4) <登記手冊(cè)>上所顯示的內(nèi)容必須與提單\裝箱單及發(fā)票上的有關(guān)內(nèi)容一致.
　　B 報(bào)關(guān)單證如不齊全或內(nèi)容有誤應(yīng)立即與收貨人聯(lián)系,以免業(yè)務(wù)操作中發(fā)聲困難.
　　C 審核無誤后,登記<海運(yùn)進(jìn)口單證流傳單>,將單證轉(zhuǎn)給報(bào)關(guān)行.
　　D 對(duì)通關(guān)狀況進(jìn)行跟蹤,對(duì)報(bào)關(guān)中出現(xiàn)的問題應(yīng)即是與報(bào)關(guān)行\(zhòng)收貨人協(xié)調(diào)解決.通關(guān)后,及時(shí)通知收貨人.
　　E 操作員收到報(bào)關(guān)行退回的報(bào)關(guān)\報(bào)檢單證后,應(yīng)在<海運(yùn)進(jìn)口單證流傳單>上登記后退給收貨人并做好簽收.
　　8. 結(jié)算
　　8.1 費(fèi)用確認(rèn):
　　操作員將所有應(yīng)付款項(xiàng)填寫進(jìn)<海運(yùn)進(jìn)業(yè)務(wù)交接單>的應(yīng)付欄內(nèi),交銷售員與收貨人確認(rèn)收費(fèi)明細(xì),由銷售員填寫<海運(yùn)進(jìn)業(yè)務(wù)交接單>中的應(yīng)收\應(yīng)付款項(xiàng),內(nèi)容應(yīng)正確無遺漏后即是準(zhǔn)確的開具業(yè)務(wù)發(fā)票并收款.若發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤,應(yīng)及時(shí)通知操作員或銷售員糾正.
　　9. 放貨
　　對(duì)指定貨,收貨人到我司換提單時(shí),必須遞交正本已背書提單.如收貨人無正本提單,須查詢國外代理,憑國外代理的電放通知和收貨人在提單上的背書后方可放提貨單.
　　A 收貨人自提貨:結(jié)算員收款后直接將提貨單放給收貨人并做好簽收.
　　B 我司送貨:海關(guān)放行后,操作員根據(jù)收貨人的送貨要求,制作<派車單>,通知車隊(duì)送貨.
　　10. 制定貨操作完畢后,發(fā)POD給國外代理
　　放貨后,通過電腦或者傳真向國外代理發(fā)POD.
　　11. 存檔
　　每筆業(yè)務(wù)做完后,認(rèn)真整理業(yè)務(wù)文件,對(duì)所有原始資料應(yīng)妥善保管,整理歸檔備查.
　　11.1 存檔文件
　　A 交接單
　　B 流程表
　　C 箱單發(fā)票的復(fù)印件
　　D 提單復(fù)印件
　　E 派車單
　　F 海運(yùn)進(jìn)口單證流傳單
　　G 海運(yùn)進(jìn)口運(yùn)雜費(fèi)確認(rèn)單
　　11.2 操作員對(duì)全套業(yè)務(wù)文件進(jìn)行核對(duì):
　　(1) <交接單> 中的相關(guān)內(nèi)容應(yīng)正確無遺漏
　　(2) 在同一票業(yè)務(wù)的各種操作文件中,下列內(nèi)容應(yīng)完全一致
　　A 業(yè)務(wù)編號(hào)及收貨人名稱
　　B 目的港.船名航次及提單號(hào)
　　11.3 每票業(yè)務(wù)結(jié)束,操作員將所有文件進(jìn)行裝訂和標(biāo)識(shí)后轉(zhuǎn)給檔案管理員:
　　A 每套業(yè)務(wù)檔案應(yīng)將<交接單>作為封面進(jìn)行裝訂
　　B 每套業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)其業(yè)務(wù)編號(hào)來作為業(yè)務(wù)檔案的序號(hào).業(yè)務(wù)編號(hào)是歸檔標(biāo)識(shí)也是查詢的索引號(hào)